У многих предприятий, особенно крупных, существует множество контрагентов с неисполненными долговыми обязательствами. Тогда перед юристом или юридическим отделом возникает задача своевременно выявить долги и способствовать их дальнейшему взысканию.

Однако желательно, чтобы работа по получению задолженности от контрагентов находилась в определенных рамках.

В этой статье:

Меры по взысканию дебиторской задолженности

В первую очередь, это направление должнику претензии относительно возврата средств. Если речь идет об арбитражном судопроизводстве, то это с недавних пор является необходимым шагом для взыскания долга. В противном случае, суд просто не примет иск к своему производству.

Но для того, чтобы обратиться с претензией к контрагенту, юристу необходимо знать чёткую картину касательно суммы основной задолженности. Эти данные предоставит бухгалтерия и службы, отвечающие за поставку.

Основываясь на них и на пунктах договора, специалист сможет насчитать оппоненту дополнительные платежи в виде неустойки, а также процентов за незаконное пользование деньгами.

Для рассмотрения претензии отводится месяц (30 дней). Если за это время вопрос с задолженностью не решился, то приходит время подготовки иска в арбитраж.

В положении о взыскании дебиторской задолженности должен быть чётко прописан порядок взаимодействия всех подразделений для сбора доказательств задолженности, первоначальной подготовки претензии, составления и направления иска в арбитражный суд.

Как правило, о подаче иска юристы уведомляет бухгалтерию и руководство предприятия. Практика показывает, что они также ведут переговоры с должником. И зачастую они не заканчиваются и после предъявления иска.

Как составляется документ

Регламент взыскания дебиторской задолженности и его форма законодательством не предусмотрен.

Однако предприятие вправе его оформить в виде отдельного локального акта, который утверждается руководством предприятия. В разработке документа должны принимать участие все службы, которые, так или иначе, сталкиваются с дебиторской задолженностью.

В число таких подразделений входят бухгалтерия, юридические службы, а также отделы, связанные со сбытом товаров или снабжением. Поэтому чтобы имело место реальное усиление , в регламенте должен быть грамотно прописан порядок взаимодействия всех упомянутых служб.

Желательно, чтобы с проектом регламента все подразделения были ознакомлены заранее. Тогда не придётся в авральном порядке вносить в него коррективы.

Также важно, чтобы положение о взыскании дебиторской задолженности имело свою чёткую структуру. Тогда будет меньше неясности с теми пунктами, которые прямо затрагивают порядок взаимодействия при взыскании долга.

Данные в положении о взыскании дебиторской задолженности

Во вступительной части должна быть описана сфера действия регламента, а также круг служб, на которые он распространяется.

В частности, в регламенте может присутствовать процедура инвентаризации дебиторской задолженности, порядок передачи всей информации юристу, а также форма и сроки предоставления руководству отчётности по направленным претензиям.

Следующим разделом является описание порядка работы по взысканию задолженности в судебном порядке. Так, прописываются процедура предъявления иска, связанный с этим набор документов и т. д.

Кроме того, во внимание будет взят и примерный срок взыскания дебиторской задолженности.

Одним из разделов регламента может быть порядок списания безнадежной дебиторской задолженности. Данная часть, прежде всего, будет важна для бухгалтерии компании.

Наконец, в положении по дебиторской задолженности следует указать порядок действий юриста и других структур предприятия на стадии исполнительного производства, а также при банкротстве должника.

Консультация и подготовка положения юристом

В первую очередь, наши консультанты помогут составить регламент по работе с задолженностью с учётом специфики конкретного предприятия. При этом будут учтены вид деятельности компании, обороты и организационная структура, а также целый ряд других факторов.

Помимо этого, юрист проследит за тем, как налажен документооборот внутри компании в части работы с задолженностью. Не исключено, что специалист может по итогам дать свои рекомендации по оптимизации процесса.

Также специалист поможет разработать систему санкций, которые последуют за нарушение регламента. При этом всё будет сделано с учётом требований трудового законодательства.

Образец положения о взыскании задолженности

Впрочем, предприятие может взять на свое вооружение регламент по взысканию дебиторской задолженности, образец которого приведен ниже.

Следует учесть, что он составлен с учётом тех изменений, которые начали действовать в процессуальном законодательстве начиная с июня 2016 года.

Приведенную форму документа можно адаптировать применительно к работе конкретного предприятия. Кроме того, разрешается включить в регламент и свои пункты.

Здесь всё будет на усмотрение руководства предприятия. Главное, чтобы они не противоречили законодательству.

Если же по регламенту возникнут вопросы, то на них может ответить специалист в ходе бесплатной консультации. Юридическую консультацию можно получить как у нас в офисе, так и по телефону.

Кроме того, в ходе общения специалист может ознакомиться и с проектом документа, подготовленным предприятием. Тогда в него коррективы будут внесены уже на месте.

Утверждено Приказом руководителя Организации от "___"__________ ____ г. N ____

ПОЛОЖЕНИЕ об организации работы по взысканию дебиторской задолженности в ____________________________________ (наименование организации)

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок работы подразделений Организации по взысканию дебиторской задолженности.

1.2. Используемые в настоящем Положении понятия:

Должник, дебитор - одна из сторон гражданско-правового обязательства имущественной связи между двумя или более лицами;

Дебиторская задолженность - не исполненное в срок контрагентом обязательство о выплате денежных средств в пользу Организации в соответствии с законодательством Российской Федерации или договором, а также не исполненное в срок обязательство контрагента, задолженность по которому возникла в соответствии с предварительно уплаченной контрагенту суммой (авансом) по договору;

Срок погашения дебиторской задолженности - срок, установленный договором или законом;

Просроченная дебиторская задолженность - долг дебитора перед Организацией, который не был погашен в предусмотренные договором или законом сроки;

Подразделение-исполнитель - структурное подразделение Организации, инициировавшее заключение договора либо отвечающее за осуществление расчетов с контрагентами в соответствии со своей компетенцией.

1.3. Ответственность за своевременный и надлежащий учет исполнения обязательств перед Организацией, полноту и достоверность документов, подтверждающих дебиторскую задолженность, несет подразделение-исполнитель.

1.4. Бухгалтерское подразделение ведет учет и проводит инвентаризацию дебиторской задолженности.

1.5. Юридическое подразделение несет ответственность за правильность составления претензий и исков к контрагентам, представление в установленном порядке интересов Организации в уполномоченных органах при взыскании дебиторской задолженности, за соблюдение сроков и порядка обжалования судебных актов.

2. ДОСУДЕБНЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ ПО ВЗЫСКАНИЮ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ

2.1. Подразделение-исполнитель осуществляет следующие меры, направленные на погашение дебиторской задолженности:

Подготовка и направление письменных обращений к дебитору по вопросу погашения им в добровольном порядке дебиторской задолженности;

Проведение переговоров с представителями дебитора с целью получения причитающейся оплаты во внесудебном порядке (уточнение сроков и порядка погашения дебиторской задолженности).

2.2. В течение ________ дней с даты образования дебиторской задолженности подразделение-исполнитель направляет в юридическое подразделение служебную записку о необходимости предъявления претензии, к которой прилагаются следующие документы:

Копии документов, на основании которых возникла дебиторская задолженность, и документов, подтверждающих ее размер (договоры, акты передачи товарно-материальных ценностей, выполненных работ или оказанных услуг, акты сверок взаимных расчетов и т.д.);

Реквизиты контрагента (наименование и местонахождение контрагента, банковские реквизиты, ИНН и т.д.);

Расчет суммы требований (основного долга и начисленных штрафных сумм);

Копии писем по факту неисполнения или ненадлежащего исполнения контрагентом обязательства;

Копии иных документов, имеющих отношение к неисполнению контрагентом обязательства.

2.3. Юридическое подразделение в течение ___________ с момента получения служебной записки о наличии дебиторской задолженности предъявляет должнику претензию, которая передается ему под роспись или направляется заказной почтой с уведомлением о вручении.

2.4. Если оснований для предъявления претензии нет, юридическое подразделение письменно сообщает об этом подразделению-исполнителю.

2.5. О факте предъявления должнику претензии юридическое подразделение не позднее ____________ после ее предъявления информирует подразделение-исполнителя, а также направляет ему копию претензии.

2.6. Подразделение-исполнитель осуществляет контроль за исполнением контрагентом требований, содержащихся в претензии. О результатах рассмотрения претензии должником подразделение-исполнитель сообщает служебной запиской юридическому подразделению в течение __________ с даты получения ответа на претензию или истечения срока ответа на нее.

3. СУДЕБНЫЙ ПОРЯДОК ВЗЫСКАНИЯ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ

3.1. В случае если дебитор не исполнил заявленные в претензии требования в указанный в ней срок, дебиторская задолженность подлежит взысканию в судебном порядке.

3.2. Юридическое подразделение в течение _______ с даты получения служебной записки подразделения-исполнителя и оплаты госпошлины предъявляет исковое заявление в суд в соответствии с процессуальным законодательством Российской Федерации.

3.3. В случае если имеющаяся информация и документы не позволяют обосновать исковые требования, иск не предъявляется, о чем в письменном виде юридическое подразделение сообщает руководителю Организации и подразделению-исполнителю.

3.4. Передача в юридическое подразделение материалов и документов для ведения судебной работы в отношении должника не освобождает подразделение-исполнителя от обязанности контроля за исполнением контрагентом своих обязательств. В случае погашения контрагентом задолженности (полного или частичного), достижения договоренности об условиях мирового соглашения или иной договоренности о погашении долга подразделение-исполнитель незамедлительно направляет в юридическое подразделение письменное сообщение об этом.

3.5. При рассмотрении искового заявления о взыскании дебиторской задолженности подразделение-исполнитель обязано оказывать юридическому подразделению помощь в подготовке документов, а при необходимости - обеспечить присутствие на судебных заседаниях своих специалистов.

3.6. После выдачи судом исполнительного листа о взыскании просроченной дебиторской задолженности юридическое подразделение организует взаимодействие с подразделениями службы судебных приставов для взыскания дебиторской задолженности на основании выданного судом исполнительного листа.

3.7. Юридическое подразделение ежемесячно, до _________ числа, предоставляет в подразделение-исполнитель сведения о результатах проведенной судебной работы с указанием дебиторов, по которым были представлены документы для предъявления исков, и информацию о ходе взыскания по исполнительным листам.

4. ОСНОВАНИЯ СПИСАНИЯ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ

4.1. Основаниями для списания дебиторской задолженности являются 1:

Истечение срока исковой давности;

Невозможность исполнения, если она вызвана обстоятельством, за которое ни одна из сторон не отвечает;

Если в результате издания акта государственного органа исполнение обязательства становится невозможным полностью или частично;

Смерть должника;

С ликвидация должника - юридического лица.

1 Дебиторская задолженность, нереальная к взысканию (безнадежный долг), при определенных условиях может быть списана и учтена в составе внереализационных расходов для целей исчисления налога на прибыль на основании пп. 2 п. 2 ст. 265 Налогового кодекса Российской Федерации.

Похожие документы

Регламент по работе с дебиторской задолженностью необходим каждой компании, чтобы свести к минимуму просрочку платежей со стороны контрагентов, сохранить сроки оборачиваемости дебиторки на нормативном уровне, обеспечить платежеспособность компании. Предлагаем образец, который поможет регламентировать работу с дебиторской задолженностью.

В статье образец регламента по работе с дебиторской задолженностью от компании North Logistic. Основное направление деятельности компании – грузовые перевозки. Предприятию также принадлежит собственный автопарк, станция технического обслуживания, автостоянки, ремонтные боксы и мойка. Все они выделены в филиалы. Обслуживающие подразделения (финансовый департамент, коммерческий отдел, бухгалтерия) входят в управляющую компанию. Она оказывает услуги филиалам по ведению бухгалтерского и налогового учета, устанавливает порядок кредитования клиентов и правила работы с дебиторской задолженностью. В частности, чтобы держать долги подразделений под контролем и свести к минимуму риск возникновения кассовых разрывов, руководитель департамента финансов разработал положение по работе с дебиторской задолженностью.

Скачайте и возьмите в работу :

Основные фунции регламента по работе с дебиторской задолженностью

Согласно регламенту ответственность за выявление нарушений сроков платежей и контроль над поступлением денежных средств четко распределена между сотрудниками финансового департамента, коммерческим отделом и руководителями филиалов. Их вознаграждение зависит не только от полученной предприятием прибыли, но и удельного веса просроченной дебиторки в общей сумме задолженности.

Основная задача финансового директора – повседневный контроль над состоянием дебиторки. Ему также предоставлено право при необходимости приостанавливать поставки или оказание услуг должникам, нарушающим платежную дисциплину.

В конце каждого месяца в компании проводится инвентаризация дебиторской задолженности , по итогам которой для работы с проблемными должниками привлекаются юристы. В некоторых случаях долги контр­агентов могут быть реструктурированы. При этом учитываются такие характеристики, как финансовое состояние, средневзвешенный период просрочки, объемы заказов.

Долги клиентов, от которых невозможно добиться перечисления денежных средств и судиться с которыми экономически нецелесообразно, по возможности списываются до истечения срока давности.

Внедрение такой системы работы с дебиторской задолженностью позволяет North Logistic контролировать рост дебиторской задолженность и следить за тем, чтобы сроки ее оборачиваемости в среднем не превышали 30 дней.

Регламент по работе с дебиторской задолженностью (извлечение)

Комментирует Наталья Кульбицкая, руководитель департамента финансов компании North Logistic

1. Общие положения

1.1. Целью настоящего положения является установление порядка организации работы с дебиторской задолженностью в компании North Logistic (далее – компания), направленного на своевременное выявление просроченной дебиторской задолженности и ее погашение.

1.2. Основной задачей работы с дебиторской задолженностью является эффективное правовое взаимодействие с предприятием-должником (далее – дебитором), не исполнившим или исполнившим ненадлежащим образом принятые на себя обязательства по договору об оказании услуг и работ или поставке товаров, с целью возмещения суммы долга.

1.3. В настоящем положении приняты следующие термины с соответствующими определениями.

Дебитор – предприятие, которому была отпущена продукция или оказаны услуги с отсрочкой платежа (см., верить ли покупателю, который просит отсрочку платежа ).

Дебиторская задолженность – задолженность перед компанией других предприятий по договору об оказании услуг и работ или поставке товаров.

Дата исчисления срока погашения дебиторской задолженности – это дата с момента выставления компанией счета-фактуры.

Срок погашения дебиторской задолженности – срок, установленный договором об оказании услуг и работ или поставке товаров, соглашением, служебной запиской, приказом.

Просроченная дебиторская задолженность – долг дебитора перед компанией, который не был погашен в предусмотренные договором об оказании услуг и работ или поставке товаров сроки.

Комментарий

К просроченной дебиторке относится также задолженность компании, с которой у North Logistic нет документально оформленного договора, если она не погашена в течение месяца с момента выставления счета-фактуры.

Безнадежная дебиторская задолженность – долг дебитора перед компанией, по которому истек установленный срок давности.

2. Формирование реестра дебиторской задолженности

2.1. В целях контроля над дебиторской задолженностью ответственный сотрудник организует ведение единого реестра дебиторской задолженности по филиалам в разрезе контрагентов, в котором указываются: полное наименование и реквизиты предприятия-должника; сумма задолженности; дата и основание возникновения задолженности; меры, предпринятые для погашения дебиторской задолженности, а также примечания.

Комментарий

В примечаниях, как правило, указываются ожидаемая дата поступления платежа, количество дней просрочки, на какой стадии переговоры по возврату долга, возможности взыскания долга (см., как противодействовать манипуляциям в переговорах ).

2.2. Ежемесячно ответственный сотрудник вносит в реестр дебиторской задолженности сведения в следующей последовательности.

В течение трех рабочих дней месяца, следующего за отчетным, финансовая служба на основании данных бухгалтерской отчетности вносит следующие сведения: полное наименование предприятия-должника, сумму задолженности, дату и основание возникновения задолженности. Основанием для включения в реестр является выставленная счет-фактура.

После заполнения указанных разделов реестр направляется по электронной почте на рассмотрение коммерческому директору для дальнейшего заполнения разделов реестра и служебной записки.

Комментарий

Служебная записка составляется в тех случаях, когда дебиторская задолженность фактически погашена, но из-за отсутствия первичных документов отражается в реестре. В ней также указывается дата, к которой все необходимые документы будут переданы в бухгалтерию.

В срок до трех рабочих дней с момента получения реестра дебиторской задолженности по филиалам дополненный документ передается на рассмотрение руководителю департамента финансов. Коммерческий директор либо менеджер по работе с клиентами обязан обосновывать реальность погашения дебиторской задолженности, сроки и указать, какие меры уже были предприняты для погашения дебиторской задолженности.

3. Контроль исполнения сроков погашения дебиторской задолженности и распределение ответственности.

3.1. Контроль за соблюдением сроков погашения дебиторской задолженности осуществляется в текущем режиме. Ответственность за него возложена на руководителя департамента финансов.

3.2. Руководитель департамента финансов информирует в письменной форме руководителя филиала, а также коммерческого директора компании о каждом случае нарушения сроков погашения дебиторской задолженности.

3.3. Ежемесячно на каждом филиале по состоянию на 30-е число составляется опись всех дебиторов, просрочивших платежи.

3.4. После получения реестра дебиторской задолженности по филиалам руководитель департамента финансов должен рассмотреть все случаи просроченной дебиторской задолженности и принять решение по каждому случаю, а также разработать мероприятия, направленные на погашение дебиторской задолженности.

3.5. При осуществлении мер, направленных на погашение просроченной дебиторской задолженности, используются следующие формы:

• подготовка и направление письменных обращений к дебитору по вопросу погашения им в добровольном порядке дебиторской задолженности;

Комментарий

К письменному обращению также прикрепляется акт сверки, в котором указываются основание возникновения долга, сумма и дата его возникновения.

• проведение переговоров с представителями дебитора с целью получения причитающегося по договору об оказании услуг и работ или поставке товаров вознаграждения во внесудебном порядке (уточнение сроков и порядка погашения и инвентаризации дебиторской задолженности);
• подготовка и направление заказчику претензий и исковых заявлений в арбитражный суд о взыскании с заказчика вознаграждения за оказанные ему услуги, выполненные работы (см. пошаговую инструкцию по взысканию дебиторской задолженности ).

3.6. При непоступлении вознаграждения от заказчика по истечении:

• 30 дней с момента выставления счета-фактуры ответственный сотрудник звонит дебитору и напоминает о необходимости оплатить оказанные услуги и работы или отгруженную продукцию, либо руководитель филиала проводит переговоры с представителями дебитора так как должен быть составлен акт инвентаризации дебиторской задолженности с последующим погашением; См.

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ООО УК «Домовладение 17»

А.Ю. Подкопаев

ПО РАБОТЕ С ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТЬЮ

ООО УК «ДОМОВЛАДЕНИЕ 17»

Общие положения

Назначение данного документа – регламентирование работы ООО УК «Домовладение 17» в части дебиторской задолженности. Регламент направлен на максимально гарантированное погашение или взыскание долгов в соответствии с законодательной базой, а также на эффективное управление объемом и качеством дебиторской задолженности, числящейся на балансе ООО.

Документ состоит из нескольких разделов, в каждом из которых установлены регламенты работы с каждым возможным состоянием дебиторского долга:

• 
  возникновение и течение долга;
• 
  отнесение долга к категории просроченных;
• 
  процесс ведения просроченного долга;
• 
  реализация долга третьим лицам (коллекторам);
• 
  списание просроченного долга.

Выполнение данных регламентов должно способствовать:

• 
  эффективному взысканию дебиторских долгов денежными средствами;
• 
  предотвращению роста объема просроченных долгов;
• 
  проведению мероприятий, направленных на повышение качества дебиторской задолженности;
• 
  предупреждению перехода дебиторской задолженности из категории возможной к получению в категорию безнадежной.

Определения и классификации
Д е биторская задолженность - задолженность потребителей (собственников жилья и нежилых помещений в подведомственных домах) за жилищно-коммунальные услуги, за обеспечение которыми отвечает УК.

Своевременный и полный учет задолженности потребителей обеспечивается финансовым отделом ООО УК «Домовладение 17».

Дебиторская задолженность, сформировавшаяся на отчетную дату, подразделяется на текущую и просроченную.

Текущая задолженность - задолженность потребителей, сформировавшаяся на отчетную дату, срок оплаты которой еще не наступил в соответствии с условиями договоров и нормами законодательства.

Просроченная задолженность - задолженность потребителей на отчетную дату, возникшая вследствие неоплаты предъявленных им платежных документов в установленные сроки, предусмотренные заключенными договорами или нормами законодательства.

Просроченная дебиторская задолженность подразделяется на:

а) рабочую, в том числе на:

• 
  просроченные долги со сроком образования от 1-го до 2-х месяцев;
• 
  реструктуризированные долги;
• 
  прочие долги без реструктуризации (исковая задолженность, задолженность по исполнительным листам и проч.).

б) мораторную;

в) нереальную к взысканию (безнадежную).

Реструктуризированный долг – просроченный долг, порядок и сроки оплаты которого определены отдельным соглашением о реструктуризации, заключенным с потребителем - должником и являющимся неотъемлемой частью договора с потребителем.

Прочий долг – просроченный долг с периодом просрочки 2 и более месяцев.

Прочие долги подразделяются на:

а) исковую задолженность - по которой предъявлены требования в судебном порядке, но решение суда не вступило в законную силу (в судебном производстве) и задолженность, в отношении которой уже оформлены исполнительные листы или судебные приказы (в исполнительном производстве);

б) неотработанную задолженность - задолженность, в отношении которой требуется принять соответствующие меры по взысканию.

Мораторная задолженность - задолженность, учтенная в реестре требований в случае, если в отношении должника начата процедура банкротства (на основании ст. 95 Федерального закона от 26 октября 2002 № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)».

Нереальная к взысканию - задолженность следующих категорий потребителей:

• 
  задолженность, в отношении которой судебным приставом-исполнителем составлен акт о невозможности взыскания и акт обжалованию не подлежит;
• 
  задолженность предприятий-дебиторов, фактически прекративших свою деятельность;
• 
  задолженность, в отношении которой истек срок исковой давности;
• 
  умерших физических лиц, не имеющих имущества, которое может быть передано в порядке наследования (наследникам по закону либо завещанию, либо на основании закона - государству);
• 
  задолженность, для взыскания которой отсутствуют первичные документы, требуемые для предъявления требований в судебном порядке;

Перевод дебиторской задолженности в категорию безнадежной и ее списание на убытки возможно только после принятия всех мер, направленных на ее взыскание.

Нереальная к взысканию дебиторская задолженность подлежит списанию на убытки в порядке, предусмотренном законодательством РФ.

Одна и та же задолженность не может одновременно относиться к нескольким классификационным категориям.

Порядок работы с дебиторской задолженностью
В соответствии с нормативами, регулирующими отношения поставщиков и потребителей коммунальных услуг, а также условиями договоров, заключенных УК с потребителями, имеющиеся группы потребителей имеют базовые условия по оплате:

• 
  население - оплачивает услуги в следующем за их оказанием (потреблением) месяце;
• 
  юридические лица (кроме бюджетных организаций) - оплачивают услуги в месяце их оказания (потребления);
• 
  бюджетные организации - оплачивают услуги в следующем месяце за их оказанием (потреблением).

Дебиторская задолженность переводится в категорию просроченной в месяце, следующим за месяцем, в котором она должна быть оплачена.

Для юридических лиц, за исключением бюджетных организаций, месяцем в котором предъявленная задолженность должна быть оплачена, считается месяц, в котором оказана услуга. Для населения и бюджетных организаций месяцем, в котором задолженность должна быть оплачена считается месяц, следующий за месяцем оказания услуги.

Под началом периода образования просрочки следует понимать 1-й месяц, в котором задолженность стала просроченной.

Если описанные ниже мероприятия по работе с дебиторской задолженностью по каким-либо причинам не были проведены в период, когда они должны быть проведены, то они проводятся по факту выявления «старого» долга, в неотложном и безусловном порядке.
Порядок работы с задолженностью в месяце ее оплаты

По всем группам потребителей в месяце оплаты задолженности работа специалистов ООО УК «Домовладение 17», ответственных за работу с потребителями, носит уведомительно-предупредительный характер:

• 
  рассылка счетов;
• 
  предупредительные звонки;
• 
  отправка уведомлений о необходимости своевременной оплаты.

Работа должна быть направлена на своевременное, достоверное и полное уведомление потребителей о размере текущей задолженности, месте и сроке ее оплаты, порядку образования (начисления) задолженности согласно установленным тарифам.

Порядок работы с задолженностью с 1-го по 2-й месяц просрочки по юридическим лицам и с 1-го по 3-й месяц просрочки по физическим лицам
По потребителям - юридическим лицам

Специалистами по работе с собственниками-потребителями проводятся следующие мероприятия:

• 
  переговоры с должником о добровольном погашении долга, включая уведомление о возможности принудительного взыскания долга, с указанием негативных для должника последствий такого взыскания, а также письменные обращения к должнику с требованием погасить задолженность (претензии);
• 
  формирование заявок на ограничение режима потребления коммунальных услуг по потребителям с просрочками по оплате;
• 
  уведомление потребителей-должников (вручение предупреждений, уведомлений) о прекращении оказания коммунальных услуг в случае неоплаты долгов;
• 
  прекращение оказания коммунальных услуг (оказание услуг возобновляется только после полного погашения потребителем долга, либо заключения с потребителем соглашения о реструктуризации долга, а также после полной оплаты потребителем счетов за обратное подключение);
• 
  выявление фактов самовольного подключения и производство прекращения оказания услуг.

Юридической службой ООО УК «Домовладение 17» проводятся следующие мероприятия:

• 
  направление претензий к юридическим лицам и предпринимателям без образования юридического лица с требованием об оплате задолженности. В претензии должны в обязательном порядке указываться негативные последствия для должника, вызванные предъявлением иска и принудительным исполнением судебного акта (взыскание штрафных санкций, государственной пошлины, исполнительского сбора, расходов по совершению исполнительных действий, арест имущества и т. д.). Все претензии к должникам должны быть предъявлены в течение 10 дней с момента просрочки. Срок погашения задолженности, предоставляемый должнику в заявленном требовании не должен превышать 10 дней, за исключением случаев, когда должник сам обратился с просьбой о заключении соглашения о реструктуризации задолженности (ее признания и предоставления рассрочки в погашении). В претензии обязательно указываются размер и требование о погашении всей задолженности, срок погашения которой наступил на дату обращения.
• 
  предъявление заявления о выявленных фактах самовольного подключения организаций для привлечения к ответственности по ст. 7.19. КоАП (в случае выявления первичного незаконного подключения) и по ст. 158 УК РФ (в случае выявления неоднократного незаконного получения оказываемых услуг) осуществляется на основании актов о незаконном подключении.

По потребителям - физическим лицам

Специалистами ООО УК «Домовладение 17» по работе с населением осуществляются следующие мероприятия:

• 
  распечатка и вручение (рассылка) потребителям напоминаний о наличии задолженности в форме претензий, уведомлений о введении ограничений по подаче коммунальных услуг и т.д.;
• 
  составление и подписание актов сверки с потребителями по задолженности за потребленные коммунальные услуги для дальнейшей передачи юридической и финансовой службе;
• 
  размещение на информационных стендах и подъездах домов объявлений о наличии в доме/подъезде жителей с просроченной задолженностью по оплате коммунальных услуг и требованиями в кратчайшие сроки погасить долг;
• 
  звонки потребителям-должникам или автодозвон с системой автоинформирования. Звонки производятся с применением текста следующего примерного содержания: «в случае неоплаты задолженности по исполнительному листу судебным приставом будут произведены: арест имущества, обращение взыскания на заработную плату, пенсию, иной доход; ограничение выезда за пределы РФ; принудительное вскрытие жилого помещения в случае недопуска в квартиру; применение мер административной ответственности за невыполнение законных требований судебного пристава-исполнителя за неявку по вызову в Службу судебных приставов»;
• 
  заключение соглашений о реструктуризации задолженности потребителей физических лиц на срок не более 6 месяцев при условии 100% оплаты текущих начислений (все соглашения со стороны ООО УК «Домовладение 17» должны быть подписаны генеральным директором);
• 
  проведение обходов территории и сбор подробных данных о неплательщиках (место работы, контактные телефоны, наличие оснований для получения госсубсидий, семейный доход, наличие имущества, на которое можно обратить взыскание), фиксирование полученных данных в листах обхода;
• 
  проведение разъяснительной работы по вопросам получения гражданами субсидий на оплату жилищно-коммунальных услуг для погашения задолженности малообеспеченных потребителей.

Порядок работы с задолженностью после 2-го месяца просрочки по юридическим лицам и 3-го месяца просрочки по физическим лицам
Юридическая служба ООО УК «Домовладение 17», в соответствии с утвержденными планами претензионно-исковой работы, готовит и направляет в суды исковые заявления и заявления о выдаче судебных приказов о взыскании.

Одновременно проводятся мероприятия по розыску имущества должников, персональных данных должников, а также персональных данных о руководителях и учредителях предприятий-неплательщиков.

Мероприятия по ограничению оказания коммунальных услуг либо по приостановлению коммунальных услуг производятся в соответствии с требованиями Постановления Правительства РФ № 354 от 06.05.2011г.

Ограничение коммунальных услуг вводится с предварительным (за 3-е суток) письменным извещением потребителя.

Для организации мероприятий по ограничению оказания услуг, исходя из информации о наличии просрочек по оплате, специалистами по работе с населением формируются ежемесячные и ежедневные (оперативные) планы по введению ограничений по потребителям-неплательщикам.

Специалистами по работе с населением в срок до 5-го числа каждого месяца формируются реестры должников, по которым в результате недопуска не было произведено прекращение оказания услуг, производится передача реестров в юридическую службу для предъявления в суд требований об ограничении услуги в судебном порядке.

Юристами УК обеспечивается своевременное получение судебных решений и исполнительных листов о принудительном прекращении оказания услуг потребителям - должникам и предъявление исполнительных листов в Службы судебных приставов. Ведется особый контроль вынесения приставом-исполнителем постановления о возбуждении исполнительного производства.

Юристами УК в срок до 5-го числа каждого месяца формируется реестр должников, в отношении которых возбуждено исполнительное производство по решению о принудительном прекращении подачи ресурсов, не допустивших представителей ССП для принудительного исполнения решения об отключении/ограничении услуг.
Порядок проведения правовой работы
Порядок правовой работы по взысканию дебиторской задолженности делится на следующие этапы:

• 
  исковое производство - предъявление исковых заявлений и заявлений о выдаче судебных приказов в суды общей юрисдикции и в арбитражные суды с представлением интересов УК по соответствующим делам;

• 
  исполнительное производство - предъявление в Службу судебных приставов и в иные органы (финансовые учреждения, места работы должников) исполнительных документов, выданных на основании судебных решений, вступивших в законную силу; контроль за ходом исполнительного производства и представление интересов УК в целях взыскания задолженности. Данные мероприятия осуществляются в рамках Федерального закона «Об исполнительном производстве» от 01.10.2007 г. № 229-ФЗ;

Порядок и содержание действий служб УК при исковом и исполнительном производстве регламентирован Положением об исковом и исполнительном производстве ООО УК «Домовладение 17», утвержденном руководством УК 30.12.2015.

• 
  предъявление требований о выселении злостных должников либо передача дальнейшей работы с долгом таких дебиторов в коллекторское агентство.

Порядок передачи задолженности в коллекторские агентства
Передача задолженности потребителей коллекторскому агентству представляет собой уступку права требования долга за вознаграждение и осуществляется при наличии полученного согласования от собственников УК.

В коллекторское агентство можно передавать только задолженность:

• 
  потребителей - физических лиц, в отношении которых получены и предъявлены для взыскания исполнительные листы, не оплаченные (в том числе и частично) в течении 6-ти календарных месяцев с момента предъявления (при условии проведения судебным приставом-исполнителем всех установленных мероприятий совместно с представителями юридической службы);
• 
  потребителей - физических лиц, не имеющих имущества, на которое можно обратить взыскание (денежных средств и иного ценного имущества, в том числе квартиры, находящейся у должника на праве собственности).

Размер оплаты за продаваемую задолженность утверждается руководством УК в каждом случае индивидуально, но при этом должен составлять не менее 10% от полного объема задолженности, числящейся за потребителем на дату продажи.

Организация комплекса мероприятий по работе с дебиторской задолженностью
В целях организации комплексного подхода и координации деятельности подразделений УК создана комиссия по дебиторской задолженности

Основными функциями комиссии являются:

Принятие решений о проведении инвентаризации дебиторской задолженности;

Инвентаризация дебиторской задолженности производится в соответствии с порядком инвентаризации задолженности (с приложением форм применяемых документов), утвержденным генеральным директором ООО УК «Домовладение 17» 25 декабря 2015 года.

• 
  организация и координация работы подразделений в части снижения дебиторской задолженности;

формирование методологии работы с дебиторами, в том числе, при необходимости, внесение корректировок в настоящее Положение;

• 
  принятие решений о проведении и утверждение актов инвентаризации задолженности потребителей;
• 
  принятие решений о списании нереальных к взысканию долгов в соответствии с действующим законодательством РФ, а также учетной политикой УК;

Заседания комиссии проводятся с присутствием всех членов комиссии не реже 1 раза в месяц (по необходимости и в случае ухудшения ситуации с платежами заседания могут проводиться чаще).

Мотивация работников УК, участвующих в работе по оптимизации дебиторской задолженности, определяется отдельными Положениями о премировании.

Управление дебиторской задолженностью Брунгильд Светлана Геннадьевна

Внутренний регламент предприятия

Внутренний регламент предприятия

Первое, что нужно сделать при возникновении просроченной дебиторской задолженности, – напомнить клиенту о необходимости осуществления платежа. При этом сотрудники финансовой службы осуществляют контроль погашения дебиторской задолженности, а менеджеры отдела продаж, которые тесно работают с клиентами, ведут переговоры. Также необходимо решить, готова ли компания изменить договорные условия в части применения санкций. Например, есть ли возможность подождать оплаты без начисления процентов. Такое решение может приниматься кредитной комиссией в результате рассмотрения причин неуплаты и того, насколько важен данный клиент для компании.

Дальнейшее неисполнение обязательств можно рассматривать как основание для решения вопроса о взыскании дебиторской задолженности и штрафных санкций в судебном порядке.

При неисполнении договорных обязательств контрагентами наиболее часто проводятся мероприятия:

Телефонный звонок с напоминанием о необходимости погашения задолженности;

Временное прекращение обслуживания клиентов;

Взыскание задолженности в судебном порядке.

Для успешного управления просроченной дебиторской задолженностью необходимо регламентировать процесс внутренними документами и создать для персонала компании условия, позволяющие следовать данному регламенту. Должен быть формализован подход к работе с каждым клиентом, налажен документооборот, назначены ответственные лица и утверждены их права и обязанности, а также полномочия для решения нетипичных проблем.

Приведем несколько примеров внутреннего регламента коммерческой фирмы.

Вариант первый.

1. Кредитный контролер ежедневно регистрирует поступающие платежи, проверяет работу базы данных на предмет автоматического начисления штрафов и пеней. На основании отчета по просроченной дебиторской задолженности составляется служебная записка, которая направляется руководителю отдела продаж.

2. Ежемесячно кредитный контролер ранжирует клиентов по установленному алгоритму. При изменении статуса клиента (и соответственно – условий отгрузки и оплаты) кредитный контролер ставит в известность руководителя отдела продаж и менеджера по продажам об изменении статуса клиента и прекращении отгрузок данному клиенту.

3. Менеджер по продажам уведомляет клиента об изменении условий в рамках договора, напоминает о необходимости оплаты, проводит с ним встречи и переговоры, предлагает схемы погашения долга (график погашения, взаимозачет, бартер и пр.). Кроме того, составляется акт сверки (в двух экземплярах).

4. В случае неудачного завершения переговоров с клиентом юридический отдел на основании заявления менеджера по продажам направляет должнику письмо с просьбой вернуть задолженность (заказное с уведомлением) и претензию.

5. Если выполнение этих процедур не приводит к погашению долга, финансовый директор принимает решение либо продать дебиторскую задолженность, либо заключить договоры цессии, факторинга или же обращается в суд.

6. Юридическое сопровождение данного процесса обеспечивает юридический отдел.

Вариант второй. Регламент работы кредитного контролера:

1. Восстановление причин, истории и структуры конфликтной ситуации. На данном этапе используются все доступные информационные источники, например: беседы с третьими лицами, изучение документов, предоставленных партнерами, и т. д. Необходимо, независимо от данных, предоставленных клиентом, прояснить все обстоятельства возникновения задолженности.

2. Взаимодействие с менеджерами отдела продаж, распределение функций.

3. Установление контактов с клиентом, выяснение полномочных лиц. Иногда при работе с контрагентами приходится прибегать к поддержке авторитетных инстанций, иногда – действовать напрямую, устанавливая личные отношения.

4. Коррекция представлений и намерений клиента и партнеров относительно природы конфликта и путей его решения. В ходе таких обсуждений формируются общие для конфликтующих сторон рамки понимания, некоторая общность во взглядах на существо сложившейся ситуации.

5. Поиск и формирование зон допустимого компромисса.

6. Конструирование схемы разрешительных действий. В работе важно не только найти решение, но и реализовать его. Необходимо создание системы гарантий для каждой из сторон.

7. Обеспечение законности всех шагов разрешительного процесса: насколько законны претензии конфликтующих сторон, проанализировать отношения, вытекающие из законодательства и подписанных сторонами документов.

Основываясь на опыте реструктуризации и реформирования предприятий России, можно предложить следующие меры по организации такой работы:

Создание целевой группы по работе с дебиторской задолженностью;

Составление и анализ реестра «старения» счетов дебиторов;

Разработка плана мероприятий по работе с конкретными контрагентами с указанием сроков, ответственных, оценкой затрат и полученного эффекта;

Внесение информации о планируемых суммах возвращаемой задолженности в финансовый план предприятия с последующим контролем выполнения;

Разработка и утверждение положения о поощрении за результат, достигнутый целевой группой.

Целевая группа может состоять из сотрудников отделов маркетинга, сбыта, бухгалтерии. Численность группы зависит от масштабов предприятия и составляет 3–5 человек.

Как правило, после начала проработки реестра счетов дебиторов определяются затраты, необходимые для возврата задолженности, и сумма возврата.

Мероприятия по работе с дебиторами могут включать:

Телефонные переговоры;

Выезды к контрагентам;

Оформление договоров цессии;

Разработку схем погашения задолженности векселями с их последующей реализацией;

Разработку эффективных бартерных схем;

Проработку возможностей обращения в арбитраж.

Опыт реформирования российских предприятий показывает, что меры по возврату дебиторской задолженности входят в группу наиболее действенных мер повышения эффективности за счет внутренних резервов предприятия и могут быстро принести хороший результат. Возврат задолженности в сжатые сроки – реальная возможность пополнения дефицитных оборотных средств.

Из книги Треннинг. Настольная книга тренера автора Торн Кей

Внутренний обзор подразделения Это возможность для подразделения ОиР (Обучения и Развития) увидеть свою команду «со стороны» и критически оценить собственную работу и ее полезность для организации. Первоочередными источниками информации для этих обзоров могут быть

Из книги Инвестиционные проекты: от моделирования до реализации автора Волков Алексей Сергеевич

5.10.3. Регламент системы бюджетирования Система бюджетирования регламентируется с помощью набора документов, описывающих процедуры планирования, учета, анализа и контроля.Основными формами документов, регламентирующих бюджетный процесс, являются:? положение по

Из книги Финансы и кредит автора Шевчук Денис Александрович

65. Финансовые ресурсы предприятия: источники формирования и направления использования. Структура капитала предприятия Для осуществления хозяйственной деятельности предприятие должно располагать основным и оборотным капиталом. Деление капитала на основной и

Из книги Делопроизводство. Подготовка служебных документов автора Демин Юрий

Глава 11 Документы, определяющие порядок осуществления определенного вида деятельности: инструкция, положение, регламент Инструкция по виду деятельности – локальный нормативный акт, устанавливающий единый порядок осуществления компанией какого-либо вида деятельности

Из книги Национальная экономика автора Корниенко Олег Васильевич

Глава 13 Акты, определяющие порядок осуществления полномочий сотрудниками (определенными категориями сотрудников): должностная инструкция, рабочая инструкция, должностной регламент Должностная инструкция – локальный нормативный акт, регламентирующий вопросы

Из книги Быстрые результаты. 10-дневная программа повышения личной эффективности автора Парабеллум Андрей Алексеевич

Вопрос 51 Внутренний долг Ответ Займы государства приводят к возникновению государственного долга, равного сумме накопленных в течение некоторого времени бюджетных дефицитов, погашение которого связано с отвлечением средств от расходования их на государственные

Из книги Прибыльная стоматология. Советы владельцам и управляющим автора Бородин Константин

Внутренний прапорщик У каждого из нас в голове есть три персонажа, три роли.«Стратег» - это генерал, который выстраивает огромные планы, все наши списки, мечтания и цели из 500 пунктов. Если они переходят из месяца в месяц или из года в год (что самое страшное), и в них

Из книги Аудит. Шпаргалки автора Самсонов Николай Александрович

Регламент по follow-up Данный регламент предназначен для врачей стоматологической клиники.Follow-up - (англ. – доведение до конца, последующие мероприятия) – действия по сопровождению чего-либо, как при отслеживании до конца или переоценке в случае новых вводных.В

Из книги Экономический анализ. Шпаргалки автора Ольшевская Наталья

Регламент по стимулированию рекомендаций 1. При оплате услуг пациентом администратор предлагает порекомендовать нашу клинику.2. Текст для администратора:«Если вам все понравилось у нас в клинике, пожалуйста, порекомендуйте нас своим родным, друзьям, коллегам. Вам не

Из книги Тайный язык денег. Как принимать разумные финансовые решения автора Крюгер Дэвид

70. Внутренний аудит предприятия Внутренний аудит – организованная экономическим субъектом, действующая в интересах его руководства и (или) собственников, регламентированная внутренними документами система контроля за соблюдением установленного порядка ведения

Из книги Как подготовиться и вести себя при проверках. Что от вас скрывают проверяющие органы автора Химич Николай Васильевич

29. Внутренний аудит Гораздо сильнее аналитическое начало проявляется во внутреннем аудите, чем во внешнем. Это обусловливается, прежде всего, тем, что частные предприятия, общества с ограниченной ответственностью, акционерные общества, концерны и другие хозяйственные

Из книги Лидерство, основанное на принципах автора Кови Стивен Р

Внутренний торг «Боже, дай мне целомудрие и воздержание, только не сейчас». Кто из нас не присоединит свой голос к молитве блаженного Августина, произнесенной им почти две тысячи лет назад? Когда мы говорим себе: «Хорошо, сейчас я съем еще кусок торта, а на диету сяду со

Из книги Личный бренд. Позаботьтесь о вашей репутации прежде, чем это сделают другие автора Ситкинс Патрик

5. Регламент проведения проверок 5.1 Общие положения 26 декабря 2008 года был подписан Федеральный закон № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (далее -

Из книги Внутренняя сила лидера. Коучинг как метод управления персоналом автора Уитмор Джон

Внутренний рост Теперь перейдем от развития знаний и умений к внутреннему росту личности. Представим, что какой-то человек находится на уровне пятого дня интеллектуального развития, но в эмоциональном отношении – только на уровне второго дня.Все идет хорошо, пока светит

Из книги автора

Внешний или внутренний бренд Один из моих постоянных клиентов попросил меня оказать помощь в формировании стратегии расширения бизнеса. Проанализировав различные сферы его деятельности, мы пришли к выводу, что мой клиент недостаточно времени уделяет управлению

Из книги автора

Внутренний бизнес Тим Голви был, возможно, первым, кто предложил – прежде всего в книге «Работа как внутренняя игра» (The Inner Game of Work) – простой, но емкий метод коучинга, применимый практически к любой ситуации. Много лет назад я разыскал Голви, стал его учеником, а затем