Платежи

Как оптимизировать коммерческие расходы: инструкция для руководителя. Мероприятие по снижению коммерческих расходов ООО «Техком-Автоматика Методы снижения коммерческих и управленческих расходов

Для экономии на управленческих расходах можно:

оптимизировать административные затраты;
уменьшишь расходы на обслуживание служебных автомобилей;
сократить арендуемые под офис площади;
снизить расходы на персонал.

Как сократить управленческие расходы организации, снизив административные затраты

К относятся:
содержание автомобилей;
амортизация;
горюче-смазочные материалы;
ремонт, техническое обслуживание;
запчасти;
страховка;
парковка.

пересмотреть срок полезного использования автомашин;
заморозить часть автопарка (перевести на консервацию), чтобы не начислять амортизацию. Как вариант, не предоставлять персональные автомобили топ-менеджерам компании;
ввести запрет на использование машин для неслужебных целей;
контролировать маршруты по путевым листам;
проанализировать необходимость и целесообразность существующего количества машин. Стоит подумать о продаже или сдаче в аренду (к примеру, сотрудникам);
увеличить сроки плановой замены автомобилей;
заключить корпоративные договоры на страхование и техническое обслуживание;
ввести корпоративные топливные карты;
утвердить жесткие ежемесячные лимиты на горюче-смазочные материалы (все, что сверх, оплачивают сотрудники).

Q H = 0,01 x H б x S x (1 + 0,01 x D)

Используемые обозначения	Расшифровка	Единицы измерения	Источник данных
	Нормативный расход топлива		Результат расчета
H б	Базовая норма расхода топлива на пробег автомобиля		Технический паспорт автомобиля
	Пробег автомобиля		Показания приборов
	Поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме	В эту статью расходов входят: аренда; коммунальные платежи; расходы на содержание помещения (ремонт и обслуживание), не прописанные в договоре; уборка. В период кризиса затраты на аренду офиса для администрации реально сократить, к примеру, так: ликвидировать личные кабинеты, уменьшить количество переговорных комнат. Как вариант – сдать ненужную площадь в субаренду; договориться с арендодателем о снижении арендной ставки; арендовать офис классом ниже или в другом районе; вывести за штат уборщиц, передать эту функцию на аутсорсинг . Зачастую услуги клининговых компаний обходятся дешевле. Можно согласовать с ними график уборки и ввести почасовую оплату. Какие меры помогут снизить расходы на персонал Расходы на персонал непроизводственного и некоммерческого назначения могут занимать значительный удельный вес в компании. Сюда относятся затраты на сотрудников финансовой службы, юристов, отдел кадров, службу персонала и т. д. (подробнее о системе оплаты труда, см. ). Классифицировать их можно так: зарплата (постоянная и переменная части); выплаты с ФОТ; компенсации и доплаты; премии; соцпакет; расходы на обучение и повышение квалификации. В качестве мер оптимизации можно рассмотреть такие; отказаться от оплаты сотрудникам программ переподготовки; отказаться от таких расходов, как оплата фитнеса, добровольного медицинского страхования, мобильной связи, языковых курсов, компенсации питания сотрудников; сократить рабочий день (неделю), ввести почасовую оплату труда; увеличить переменную часть зарплаты, жестко привязать ее к достижению ключевых показателей эффективности; отменить доплаты и компенсации, не предусмотренные законодательством; пересмотреть окладную часть зарплаты в сторону уменьшения (это нужно делать только с согласия сотрудника); заморозить свободные вакансии компании до лучших времен; редоставить отпуск без сохранения зарплаты; перераспределить функции между сотрудниками. Это позволит сократить штат.

Показатель						Отклонение
Показатель
1. Текущий расход от обычных видов деятельности:
1.1 Себестоимость
1.2Коммерческие расходы
1.3 Управленческие расходы
2. Прочие расходы

Выводы:

Анализ расходов показал, что в общем расходы организации в отчетном году увеличились на 4,9398 руб. или на 3,95 %. Этому способствовало увеличение доли прочих расходов. Это может быть связано с продажей или выбытием основных средств и прочих активов, с отчислениями в оценочные резервы, с уплатой процентов за использованные денежные средства.

Структура расходов показывает, что наибольший удельный вес по-прежнему занимают расходы от обычных видов деятельности 96,94 % в предыдущем году и 86,46 % в отчетном году соответственно. Также стоит отдельно отметить структуру расходов от текущих видов деятельности. Положительным моментом является уменьшение коммерческих расходов на 92169 руб. или 23,6%, а также снижение их доли с 2,3% до 1,41 % в структуре текущих расходов. Себестоимость в отчетном году увеличилась на 1375179 руб. или на 9,62 %, но ее доля в структуре текущих расходов снизилась почти на 9 %. Управленческие расходы также возросли на 269271 руб. или на 13 %, однако их доля в структуре текущих расходов почти не изменилась, они по-прежнему занимают 11 %.

Т.к. предприятие занимается транспортировкой нефти, то можно сделать вывод, что ее деятельность довольно трудоемка. На рост себестоимости могли повлиять неэффективная организация процесса, устаревшее оборудование.

Оценить эффективность существующего оборудования;

Проанализировать структуру управленческих расходов и способы их снижения;

Проанализировать за счет каких факторов произошло увеличение прочих расходов;

Изучить возможности повышения качества производимой услуги.

Анализ прибыли от продаж

Показатель			Абс.отклонение
Показатель			Абс.отклонение
Выручка от продаж
Себестоимость
Коммерческие расходы
Управленческие расходы
Прибыль от продаж

Объект анализа – увеличение прибыли на 4,8277809 тыс.руб.

На данное отклонение оказывают влияние следующие факторы: объем продаж, цена, удельный вес себестоимости в выручке, удельный вес коммерческих расходов в выручке, удельный вес управленческих расходов в выручке.

Влияние изменения объема продаж

±∆П(±∆V)=[(V1-V0)±∆Vинфл]*R0

∆Vинфл=V1-V1/Yинфл=24184924-24184924/1,088=1956133,5588

R0=П0/V0=1159322/17920109=0,0647

±∆П(±∆V)=(6264815-1956133,5588)*0,0647=278771,6892 тыс.руб.

Влияние изменения цены

±∆П(±∆цена)= ∆Vинфл*R0=1956133,5588*0,0647=126561,8413 тыс.руб.

Влияние изменения себестоимости

±∆П(±∆с/с)=V1*(уд.вес с/с0-уд.вес с/с1)=24184924*(0,798-0,6481)=3625320 тыс.руб

Влияние изменения коммерческих расходов

±∆П(±к.р.)=V1*(уд.вес к.р.0-уд.вес к.р.1)=24184924*(0,0218-0,01236)=228305,68 тыс.руб

Влияние изменения управленческих расходов

±∆П(±у.р.)=V1*(уд.вес у.р.0-уд.вес у.р.1)=24184924*(0,1155-0,0967)=454676,57 тыс.руб

Баланс факторов:

278771,6892+126561,8413+3625320+228305,68+454676,57=4,8277809 тыс.руб.

Выводы:

Все факторы оказали положительное влияние, в результате чего прибыль предприятия увеличилась в отчетном году по сравнению с предыдущим на 4,8277809 тыс.руб и составила 19,5589197 тыс.руб. Наибольшее положительное влияние оказал такой фактор как себестоимость продаж. Несмотря на увеличение себестоимости в абсолютной сумме на 1375179 тыс.руб.. ее удельный вес в выручке снизился по сравнению с предыдущим годом на 15% и составил 64%, что свидетельствует об относительном снижении затрат на единицу проданной продукции. Таким образом в результате снижения удельного веса себестоимости прибыль выросла на 3625320 тыс.руб. Кроме того, удельные веса коммерческих и управленческих расходов тоже снизились в отчетном году по сравнению с предыдущим, что безусловно является положительным моментом в деятельности предприятия. Так же следует отметить положительное влияние изменения выручки от продаж. Ее увеличение на 6264815 тыс.руб. привело к увеличению прибыли на 278771,6892 тыс.руб. Это говорит о том, что увеличилось реальное количества проданной продукции, т.е. у предприятия нет проблем со сбытом готовой продукции. Ценовой фактор по сравнению с остальными оказал незначительное влияние на увеличение прибыли в отчетном году. Таким образом, это еще раз подтверждает, что предприятие успешно действует на рынке и наращивает прибыль за счет увеличения количества реализованной продукции.

Продолжать выбранные темпы развития;

Проводить мероприятия по дальнейшему снижению себестоимости продукции;

Проанализировать за счет каких факторов произошло снижение коммерческих расходов.

Коммерческие расходы - это затраты, которые направлены на отгрузку и реализацию продукции, а также услуги по ее упаковке сторонними компаниями, доставку, погрузку и пр. Законодательно не установлено данное понятие. Достаточно часто пользователи сталкиваются с выражением "коммерческие расходы - обращения предприятия". Стоит понимать, что данное определение является правильным, этому есть законодательное подтверждение.

Налоговым кодексом определено, что издержки обращения представляют собой затраты на реализацию для организаций, которые специализируются на розничной, мелкооптовой и оптовой торговле разнообразными товарами. Несмотря на то что рассматриваемое понятие отсутствует в НК РФ, оно встречается при ведении бухгалтерского учета. В таком случае коммерческие расходы - это строка 2210, которая находится в отчете о прибылях и убытках.

Что включают в себя расходы данной категории?

Если рассмотреть перечень подобных затрат, можно создать полноценную картину данного термина. Коммерческие расходы включают в себя следующие пункты:

Услуги по упаковке на складе уже готовой продукции.
Транспортировку.
Осуществление погрузки и разгрузки товаров с транспортных средств.
Затраты на комиссионные вознаграждения.
Затраты на аренду и содержание помещений, в которых хранятся товары до момента сбыта.
Оплату труда продавцов компании, занимающейся изготовлением продукции.
Маркетинговые расходы.
Оплату труда работников торговых компаний.
Аренду торговых площадей и складских помещений для размещения готовой продукции.
Страхование продукции.
Страхование коммерческих рисков.
Подобные затраты, направленные на реализацию товаров.

Узнав, что коммерческие расходы включают в себя, можно понять, какое значение они имеют для предприятия и ведения им бухгалтерского учета.

От чего зависит размер коммерческих расходов?

Следует рассмотреть основные категории затрат и факторы, влияющие на их формирование:

Доставка продукции. Зависит от расстояния транспортировки, транспортных тарифов компании, веса груза, а также вида транспортного средства.
Погрузка и выгрузка. Они изменяются в связи с уменьшением или увеличением веса продукции, а также расценки за данную услугу на одну тонну товаров.
Упаковочные материалы и тара. Их стоимость определяется количеством и ценой за штуку. Первый показатель связан с объемом продукции и требуемыми материалами для упаковки одной единицы. Коммерческие расходы предприятия данного типа относятся к тем, исключать которые нежелательно. Это обусловлено тем, что эстетически привлекательная упаковка является одним из факторов увеличения спроса на товар, поэтому экономия в этом случае нежелательна. Затраты данной категории окупятся увеличением продаж. Также это можно сказать об изучении рынков сбыта, рекламе и прочих маркетинговых исследованиях.

После того как будут проанализированы все коммерческие расходы, необходимо определить способы их сокращения, а также разработать четкие рекомендации по освоению данной процедуры.

В чем отличия коммерческих расходов в производственных и торговых фирмах?

Стоит отметить, что производственные компании относят к данной категории лишь те средства, которые были использованы при сбыте продукции. Расходы коммерческих организаций включают в себя все, что относится к главному виду деятельности.

Стоит выделить следующие затраты данного типа производственных организаций:

затаривание изделий и услуги копакинга;
транспортировка товаров к месту отправления;
сумма комиссионных сборов, уплачиваемых организациями;
аренда помещений для размещения продукции в месте ее сбыта;
затраты на представителей;
реклама;
другие расходы, аналогичные по назначению.

Таким образом, можно сделать вывод, что для производственных компаний коммерческие расходы - это средства, направленные на обеспечение реализации продукции.

Бюджет

Бюджетирование представляет собой современный финансовый инструмент, предназначенный предприятиями для применения реализации определенных целей. Своевременное составление бюджетов и их корректировка являются важной деталью при их формировании для предприятия. При этом также составляется бюджет коммерческих расходов. С его помощью можно определить затраты компании на изучение рынка, рекламу продукции и ее реализацию.

В процессе составления бюджета необходимо учитывать тот факт, что его сумма учитывается с НДС без амортизации средств. В отношении коммерческих расходов его составляют по месяцам. Если необходимо, данный бюджет можно разбить по дням. План-график требуется составлять ежедневно.

Какие особенности стоит учитывать?

Коммерческие расходы могут разделяться на условно-постоянные и условно-переменные. В зависимости от их могут группировать по множеству критериев. Затраты компании соотносятся с Для их появления и распределения это станет экономическим обоснованием. Если фирма займется реализацией программы для уменьшения сбытовых затрат, следует понимать, что объемы продаж вряд ли увеличатся, скорее, они даже снизятся.

Переменные расходы необходимо планировать в зависимости от жизненного цикла изделия, выражая их в процентах к объему реализации. Если они занимают на предприятии значительную роль, их необходимо регулярно корректировать, так как система управления коммерческими расходами будет изменена.

Расходы коммерческих банков

Они представляют собой применение денежных средств, которые необходимы для совершения существующих видов банковской деятельности. Их классифицируют по способу учета, периоду, характеру и форме образования. Расходы и доходы коммерческого банка могут подразделяться аналогичным методом:

на обеспечение функционирования деятельности банка;
операционные и комиссионные затраты, на операции на финансовых рынках и т. д.;
прочие.

При этом доходы банка делятся на следующие виды:

от банковских сделок;
прочие.

К особой группе на практике относятся расходы коммерческого банка, направленные на формирование резервного фонда. С его помощью покрываются потери по ссудам и убытки по активным операциям, а также по обесцениванию ценных бумаг.

Заключение

Представленная информация позволяет понять, что представляют собой коммерческие расходы для разных видов деятельности. Требуется придерживаться алгоритма составления бюджета. Это поможет избежать неправильности определения и составления планов-графиков. Также это следует делать, дабы сумма затрат была максимально точной и можно было создать программу для их сокращения, чтобы это не привело к уменьшению прибыли. Категорию коммерческих затрат следует рассматривать подробно, дабы исключить вероятность совершения ошибок.

На коммерческих расходах можно сэкономить за счет следующего:

пересмотреть условия упаковки товара, что сократит расходы на 5процентов;
оптимизировать торговую площадь – это снизит расходы до 10 процентов;
снизить издержки на оплату труда торгового персонала – позволит сэкономить до 7 процентов. См. также, что относится к постоянным и переменным издержкам .

Как сэкономить на упаковке товара

В зависимости от специфики бизнеса компании используют различные виды тары и упаковочных материалов. Сэкономить на упаковке товара, продукции можно так:

снизить толщину используемого материала, это позволит оптимизировать общий расход (характерно для картонной, полимерной и бумажной упаковок). Например, для пластиковых бутылок можно рассмотреть снижение толщины и веса; отказаться от окраски, гранения; упростить оформление; дифференцировать упаковку в зависимости от . Чем дешевле товар, тем проще и экономнее его упаковка. При этом важно не забывать, что визуальное ухудшение внешнего вида может вызвать негативную реакцию потребителей, обернуться падением продаж. Дорогой товар должен быть упакован более эффектно, чем его дешевый аналог; использовать многооборотную (возвратную) тару. Здесь речь идет о крупногабаритной таре (палеты, поддоны) и стеклопосуде. Чтобы компания не тратила много денег на ее покупку, нужно ввести жесткий учет и контроль этой тары, обязать покупателей возвращать ее в определенный срок после отгрузки со склада компании; перейти на более дешевые аналоги упаковочных материалов (например, использовать пластиковую тару вместо стеклянных бутылок, картонные тубы вместо жестяных).

Существенно сократить расходы на упаковку товара также можно, если провести тендер среди поставщиков упаковочных материалов (подробнее см. ). Перед его объявлением хорошо бы иметь представление о ведущих производителях, качестве их продукции, об условиях работы с ними.

Как уменьшить расходы на аренду торговых площадей

Аренда торговых точек, как правило, обходится компании дорого. Чтобы сократить эту статью затрат, нужно, во-первых, разобраться, вся ли площадь используется по назначению, выявить фактически не используемую. Если таковая есть – провести переговоры с арендатором . Как вариант – договориться о снижении арендной ставки, снять помещение меньшей площадью или с более низкими расценками.

Как оптимизировать коммерческие расходы за счет сокращения издержек на зарплату торгового персонала

Оптимизировать фонд зарплаты торгового персонала можно за счет:

сокращения численности продавцов, менеджеров по продажам, торговых представителей;
уменьшения постоянной части зарплаты и увеличения премиальной.

Прежде чем начать увольнять персонал, стоит проанализировать его достаточность во всех торговых точках, текущую нагрузку. Важно понять, на сколько можно его сократить, чтобы при этом не упали продажи компании.

В рознице, к примеру, это можно определить по средней производительности труда в час – отношение выручки магазина за период к отработанным продавцами часам за тот же период. Как вариант – судить о достаточности торгового персонала в рознице можно с помощью нормативов. Их каждая компания устанавливает в индивидуальном порядке. Все зависит от специализации торговых точек, специфики товара.

Формула. Расчет выручки на одного торгового работника

В розничной торговле можно рассмотреть, к примеру, такие ключевые показатели эффективности:

личные продажи продавца;
коллективное выполнение плана;
продажа акционного товара;
соблюдение кассовой дисциплины;
отсутствие недостачи товаров по результатам инвентаризации.

В оптовой торговле в систему мотивации хорошо бы включить следующие показатели:

отсутствие просроченной дебиторской задолженности;
фактическое поступление денежных средств на счета компании;
привлечение новых клиентов.

Влад Хитров 10.11.2014

С начала 2000-х годов российская розница претерпела существенные изменения. Если раньше доля торговых сетей в объеме розничной торговли составляла единицы процентов, то в 2013 году по данным Росстата на сети пришлось уже 25% оборота. Казалось бы, рентабельность продаж через сети должна быть существенно выше благодаря эффекту масштаба, однако на практике ситуация как правило обратная. Причина в том, что сети финансируют свой рост за счет поставщиков. Входные бонусы, ретробонусы, маркетинговые взносы, обязательные акции, возврат нереализованных партий товара, компенсация воровства, места на полках, серьезные отсрочки - все это ложится на плечи поставщика и серьезно влияет на рентабельность. Правительство, понимая, что розница "отжимает" производителей, пытается ограничить аппетиты сетей. Однако административными методами эту проблему решить не удается.

С другой стороны торговля через мелкие сети и отдельностоящие магазины требует большого количества торговых представителей, собственного автопарка, высоких издержек на логистику, наличия региональных складов и грамотной системы контроля.

Что же делать в этой ситуации?

Поделюсь своим опытом снижения коммерческих затрат в крупной компании сектора FMCG (компания Upeco, владеет марками Раптор, Gardex, Salton, Forester и прочими; лидирует в большинстве сегментов, где представлены ее товары). В 2009 году в разгар кризиса наша компания столкнулась с серьезными проблемами в рознице. Коммерческие расходы росли небывалыми темпами при общем падении продаж из-за экономического спада. В итоге мы предприняли несколько важных шагов для оптимизации клиентской базы и снижения затрат на отдел продаж.

Четко относите расходы на каждый канал сбыта

Избегайте общих коммерческих расходов. Заставьте менеджеров отдела продаж проанализировать свои расходы и отнести их целевым образом на каждого конкретного клиента. Это не простая задача, но точно решаемая. Небольшая погрешность или упрощения допустимы, зато в итоге вы сможете посчитать рентабельность каналов. Еще раз - в бюджете не должно остаться ни одного общего расхода.

Посчитайте рентабельность каналов

Разделите коммерческие расходы по каждому клиенту на его выручку. Вы удивитесь, как много у вас будет клиентов или даже каналов, по которым фактические расходы превысят доходы. Важно при этом помнить, что коммерческие расходы в самом критическом случае не могут превышать маржу (не выручку!) на товар. Для достижения привлекательной рентабельности коммерческие расходы должны укладываться в определенный процент от продаж. Для большинства товаров FMCG наценка от себестоимости до цены отгрузки клиентам составляет около 100-130% (для простоты расчетов будет опираться на цифру 120%). Это означает, что все издержки предприятия должны составлять не более 55% от выручки. Но это все расходы, включая маркетинг, накладные, ФОТ всех отделов помимо производства и т.д. И при этом прибыль будет равна нулю. Если желаемая прибыль - 10% (это хороший показатель), маркетинг 5-10% (норма для FMCG), то на остальные расходы остается 35-40%. ФОТ, R&D, накладные и прочие расходы отнимут у вас не менее 15-20%. Соответственно доля коммерческих расходов должна составлять никак не более 20%. Не густо, правда? Практика говорит о том, что продажа в федеральных сетях будет отнимать не менее 40% от объема выручки. Что делать? По крайней мере у нас теперь есть показатель, с которым можно работать.

Проведите ABC-анализ клиентской базы

Принцип Парето универсален. Применительно к коммерческим расходам его суть такова: 20% всех клиентов будет давать 80% оборота. В логике этого инструмента - отрезать 80% клиентов, которые дают всего 20% оборота. Но коммерцию не стоит делить на черное и белое. Поэтому все же лучше использовать ABC-анализ. Итак, проранжируйте всех клиентов по убыванию объема продаж. Используя этот список объедините всех клиентов в 3 группы, идя от самых крупным к самым мелким:

тех, которые суммарно дают 75% выручки (группа A)
тех, что дают следующие 20% (группа B)
тех, которые приносят оставшиеся 5% (группа C)

Что с этим делать далее? Резать...

Откажитесь от большей части клиентов

Как бы кощунственно это не звучало, самый правильный вариант для снижения коммерческих расходов - отказаться от тех клиентов, что дают наименьшую выручку, т.е. от группы "C". В этом списке у вас с большой вероятностью будет не менее 40-50% всех оптовых покупателей. Как бы высока не была их "бумажная" рентабельность (реальную рентабельность мы уже посчитали), фактическая полезность работы с такими клиентами будет стремиться к нулю. Почему? Проблема в том, что этих клиентов нужно вести, обеспечивать учет, держать под них бронь, остатки на складах, планировать их объемы, вести с ними переговоры и т.д. Чтобы не терять продажи совсем, переведите этих клиентов к более крупным дистрибьюторам, но сделайте это мягко, чтобы не потерять доверие и лояльность к вашей продукции.

Следующим этапом сократите большую часть клиентов из группы "B". По количеству это даст процентов 20-25 от всей активной клиентской базы. Здесь надо быть аккуратнее. Не основывайтесь только на объеме продаж, а смотрите еще и на рентабельность клиента. Откажитесь от заведомо неприбыльных вариантов, расходы на которые превышают суммарную маржу по всем отгрузкам. Те клиенты, которые не готовы идти на переговоры, будут приносить вам убыток до тех пор, пока вы не остановите им отгрузки (или пока не сменится их стратегия или руководство). Будьте жесткими, но оставьте себе возможность вернуться в эти точки позже, объяснив свою логику клиенту. Если клиент важен, но не прибылен, переводите его на работу с дистрибьютором.

С категорией "A" надо быть аккуратнее. Любые неверные движения могут принести существенное падение продаж. Поэтому для каждого игрока из списка "крупняка" надо разрабатывать индивидуальный план. Однако, если нет никакой возможности увеличить рентабельность по крупному клиенту, отгрузки так же надо прекращать. Большие объемы притягательны. Ваши менеджеры будут доказывать вам всеми возможными способами, что отказываться от крупных клиентов нельзя. Но будьте честны с собой - зачем вам умножать свои потери? Многие сети настаивают на том, что наличие вашего товара на их полках - дополнительная реклама. Тогда пойдите к вашему директору по маркетингу и спросите, готов ли он включить убытки по этому контракту в свой маркетинговый бюджет. Скорее всего, он откажется. И правильно сделает. Продажи без прибыли - путь к банкротству. Ищите возможности поднять рентабельность, или останавливайте работу с клиентом, несмотря на объем.

В результате таких изменений ваша активная клиентская база сократится в разы. Так же в разы можно будет сократить накладные издержки отдела продаж (меньше персонала, меньше телефонных переговоров, командировок, транспортных расходов и т.д.). Итоговые затраты на отдел продаж сократятся не менее, чем на 30%. При этом в объеме вы потеряете скорее всего не много. Максимум 5% с учетом того, что часть клиентов перейдет к закупкам через ваших дистрибьюторов на местах.

Если рентабельность вашей компании до оптимизации клиентской базы была около нуля, то благодаря подобной жесткой перетряске вы получите минимум 5-10% чистой прибыли при несущественной потере в обороте.