Списание товара, пришедшего в негодность. Списание товара с истекшим сроком годности: проводки Что такое списание товара
От причин списания зависит учет товаров. В основном товары списывают при продаже. В этом случае в бухгалтерском и налоговом учете отражается реализация. Списанные товары уменьшат доход. О том, как отразить списание товара в нестандартных ситуациях - при стечении срока годности, порче и других подобных случаях, расскажем в статье.
Учет списания товаров
Прежде всего, нужно определиться, как оформить выбытие товаров, если их передают не покупателю. Ведь все операции требуют документального оформления, как для бухучета, так и в целях начисления налогов.
Формы документов сейчас можно использовать любые, которые компания установит в учетной политике. Главное, чтобы в них были обязательные реквизиты из закона о бухучете. Удобнее разрабатывать документ, если есть образец. За основу можно взять ТОРГ-15 «Акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей» или ТОРГ-16 «Акт о списании товаров». Эти же формы компания может применять, если она не отказалась от использования унифицированных документов. Скачайте вам в помощь .
Образец заполнения акта о списании товаров по форме ТОРГ-16
Списание товара: проводки
Счет, списание товаров по которому отразится в учете, - 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В бухучете проводка будет такой:
Дебет 94 Кредит 41 - списан испорченный (просроченный) товар
Со счета 94 стоимость таких товаров можно списать по-разному в зависимости от причин потерь и других условий (см. таблицу)
Списание товаров на расходы в налоговом учете
Товары, которые испортились в процессе хранения, перевозки, то есть в результате естественной убыли, учитывайте в составе материальных расходов. При этом признать можно не всю стоимость такого товара, а по нормативам. Эти нормативы отличаются для разных отраслей деятельности. Самостоятельно установить их нельзя. Если стоимость испорченных товаров превышает норматив или нормы не прописаны в законах, то списать можно на внереализационные расходы.
Списание товара с истекшим сроком годности отражайте с отнесением на прочие расходы. Списание товара, пришедшего в негодности по причинам чрезвычайного характера - при пожаре, аварии, стихийном бедствии, учитывайте как внереализационный расход. Только запаситесь документами об ущербе: подойдут справки госслужб, инвентаризационные описи (акты), сличительные ведомости. Аналогичным образом отражают потери от краж, других причин, связанных с виной третьих лиц.
НДС при списании товара
Начислять НДС на товар, который выбывает из-за порчи или недостачи, не нужно. Это относится и к случаю, когда есть виновное лицо и оно возмещает ущерб. Однако, нужно иметь доказательства того, что при списании имущество не передавалось покупателям, и подтвердить причины списания.
Списание остатков товара
Бывают ситуации, когда в учете числится товарный остаток, и весьма приличный, а по факту на складе пусто. Причины этого могут быть разными - от недостач, хищения, пересортицы до умышленного завышения расходов, при котором в учете появился несуществующий товар. Выход из такой ситуации зависит от причин.
Прежде всего имеет смысл провести инвентаризацию. Ее результаты, оформленные должным образом, позволят списать недостачи на расходы. Либо остаток по одному виду товаров скорректируется излишком по другому наименованию.
Списание нереальных остатков может привести к негативным налоговым последствиям, как и их наличие в принципе.
Любая организация, видом деятельности которой по ОКВЭД является оптовая или розничная торговля сталкивается с необходимостью списать испорченный или превысивший сроки годности товар. Термин «естественная убыль» товара говорит сам за себя и подразумевает невозможность реализовать на рынке ту или иную продукцию по причинам, указанным выше. В то же время, нередки ситуации, когда продукция на складе может быть испорчена вследствие неправильной транспортировки, халатности работников склада или отдела логистики – они выходят за рамки данного термина. В целях грамотного ведения учета продукции, бухгалтеру необходимо знать, как правильно списать товар, какие проводки в данном случае использовать и как, если это необходимо, отстоять честное имя организации во время налоговой проверки.
Для корректного списания потребуется разделить весь процесс на следующие этапы:
Правильное оформление акта;
Для целей налога на прибыль организации делим товар на категории (списание испорченного по вине работника товара (важно: признал вину или не признал; было ли решение суда или не было), по причине чрезвычайных ситуаций, с истекшим сроком годности (в рамках норм естественной убыли);
Выбираем наиболее подходящие проводки по результатам пунктов «1» и «2».
Привлекаем комиссию
Представитель администрации организации (например, руководитель)
Материально-ответственное лицо
Представитель санитарного надзора (при необходимости)
На основании заключения комиссии, составляется документ списания. Законодательство не устанавливает использование унифицированной формы документа, поэтому он должен быть разработал организацией самостоятельно. Наиболее распространенным вариантом являет акт. За основу можно взять формы ТОРГ-15 или ТОРГ-16.
В обязательном порядке в нем должны быть указаны наименования товара, их количество, причины списания и ФИО членов инвентаризационной комиссии. Готовый акт всегда может быть использован в качестве доказательства причин убыли товара со склада, если у проверяющих органов возникнут подозрения в адрес хранимого товара на складе.
Где учитывать списываемый товар?
В целях налога на прибыль организации бухгалтер обязан отнести списываемый товар в соответствующую категорию. Так, если товар:
Списывается в связи с истекшим сроком годности, то отнести его лучше прочие расходы (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письма Минфина от 24.12.2014 N 03-03-06/1/66948, от 20.12.2012 N 03-03-06/1/711)
Испорчен по вине работника, то он относится во внереализованные расходы (пп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ). Важно учитывать, признал ли работник за собой вину в порче товара без вмешательства суда, или компенсация за ущерб взыскивается с него принудительно. В первом случае необходимо указать дату подписания соглашения о возмещении ущерба, во втором – дату, когда вступило в силу решение суда. Данная мера позволит избежать разночтений в документации
Необходимо списать товар или материал в силу сложившейся ранее чрезвычайной ситуации (как правило, природные катаклизмы или пожар). Такой товар лучше отнести во внереализованные расходы. Факт чрезвычайного происшествия, повлекший за собой порчу товара, юридическое лицо обязано подтвердить соответствующим документом. Им может стать протокол осмотра МЧС (больше подходит для стихийного бедствия) или протокол осмотра противопожарной службы. Данное правило регулируется Письмом Минфина от 29.12.2015 N 03-03-06/1/77005
Списывается в рамках норм естественной убыли, то он однозначно относится к материальным расходам (ссылаемся на Письма Минфина от 06.07.2015 N 03-03-06/1/38849, от 23.05.2014 N 03-03-РЗ/24762)
Вышеуказанные правила широко применимы в рамках общего режима налогообложения. Если организация применяет УСН, то в расходы можно отнести только порчу оплаченных товаров или материалов в пределах норм естественной убыли (пп. 2 п. 7 ст. 254, пп. 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Во всех остальных случаях (истечение срока годности, порча работником и т.д.) отнесение в расходы является нарушением.
Какие проводки нужно использовать?
Под каждый конкретный случай списания товара были разработаны наиболее оптимальные варианты проводок. Они рекомендованы к использованию ведущими экспертами в области бухгалтерского учета и налогообложения:
Если списана стоимость испорченных (просроченных) товаров (материалов) рекомендовано использовать проводку Дт 94 - Кт 41 (10);
Если списана порча в пределах норм естественной убыли, то используйте проводку Дт 44 - Кт 94;
Когда стоимость испорченных товаров (материалов) отнесена на виновных лиц будут оптимальна Дт 73 (76) - Кт 94;
А когда стоимость испорченных товаров (материалов) взыскана с виновного лица, используются проводки Дт 50 (51, 70) - Кт 73 (76);
И наконец, когда сверхнормативная порча списана в расходы – используйте Дт 91 - Кт 94.
Мы описали весь путь списания непригодного к продаже товара для наших клиентов по услуге «аренда 1С Предприятие 8.3 ». Вполне очевидно, что любая допущенная неточность в этом процессе чревата штрафами и прочими неприятностями (в виде налоговых проверок, например) для организации. Единственное, на что мы не сделали акцент – это качество проведенной инвентаризации.
От того, насколько добросовестно она проведена (если вообще имела место) будет зависеть, столкнется ли бухгалтерия и руководство фирмы с выездными налоговыми проверками, недодачами, пересортицей или нет. Нередки случаи, когда бухгалтер по своей личной инициативе или «с легкой руки» генерального директора «проводит» инвентаризацию формально, не утруждаясь пересчитать товар на складе и не собирая комиссию.
Делается это в большинстве случаев для того, чтобы не тратить лишнее время на подобного рода хлопоты. Мы смеем предположить, что до поры до времени, бухгалтерия не столкнется с проблемами из-за такой «бумажной» работы, но всему свое время.
Рано или поздно организацию посетит выездная налоговая проверка, на которой вскроется расхождение реального положения дел с картиной складского учета. В этом случае на организацию будет наложен штраф в размере 10000 рублей, согласно ст. 120 НК РФ. А за искажение любой строки бухгалтерской отчетности на 10% и более штраф могут взыскать также с директора или главбуха лично. Максимальная сумма - 10 000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).
При всем при этом риск того, что выездная налоговая проверка состоится, невелик, да и сумма штрафа для юридического лица небольшая. Совсем другое дело обстоит с теми затратами, которые организация может понести, если потребуется проводить ревизию. Ревизия будет проведена, если предпроверочный анализ покажет, что компании есть, что до начислять. В этом случае придется отдать не менее 14 млн. рублей – речь идет о среднерыночной стоимости проверки.
Выбор остается за вами. И, кстати, он очевиден.
В торговых организациях могут быть выявлены испорченные товары, которые подлежат изъятию и списанию с учета. О том, как следует отразить данную операцию, пойдет речь в статье.
Документальное оформление списания испорченных товаров
Любое списание имущества в результате событий, не зависящих от воли организации (к примеру, по причине порчи, боя, хищения, стихийного бедствия и тому подобных событий), должно быть зафиксировано документально.
Списание испорченных товаров оформляется актом, например, по форме ТОРГ-15 "Акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей" или ТОРГ-16 "Акт о списании товаров".
Бухгалтерский учет
Порядок списания товара, подлежащего утилизации, будет зависеть от причин, в результате возникновения которых он был испорчен или стал непригоден для использования.
Однако в любом случае стоимость таких товаров отражается как их недостача по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н).
Если будет установлено, что нарушены условия хранения товара, его порча подлежит отнесению на виновное лицо.
В такой ситуации сумма недостачи в части, возмещаемой работником, списывается на счет 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба".
Если товар стал непригодным для использования в результате истечения срока его годности, то его стоимость списывается на расходы в дебет счета 91-2 "Прочие расходы".
Бухгалтерские записи предприятия торговли будут выглядеть так:
Налоговый учет
Налог на прибыль организаций
Для целей налога на прибыль порядок списания товаров зависит от ситуации.
Если у товаров истек срок годности, то их стоимость полностью учитывается в прочих расходах (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, Письма Минфина от 24.12.2014 N 03-03-06/1/66948, от 20.12.2012 N 03-03-06/1/711).
Если товары (материалы) испорчены по вине работника, то их стоимость включается во (пп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ):
или на дату, когда работник признал сумму ущерба (например, на дату заключения соглашения о добровольном возмещении ущерба);
или на дату, когда вступило в силу решение суда о взыскании с работника суммы ущерба.
Одновременно в доходах надо учесть сумму ущерба, признанную виновным или присужденную судом (пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ).
Если товары испорчены из-за чрезвычайной ситуации, то их стоимость включитается во внереализационные расходы на дату документа компетентного органа, подтверждающего, что порча товара вызвана чрезвычайным происшествием (стихийным бедствием, пожаром, аварией).
Например, при пожаре такими документами будут справка из органов противопожарной службы (МЧС), акт о пожаре и протокол осмотра места происшествия (Письма Минфина от 29.12.2015 N 03-03-06/1/77005, УФНС по г. Москве от 25.06.2009 N 16-15/065190).
Если товары были испорчены из-за естественных причин, то их стоимость учитывается в материальных расходах в пределах норм естественной убыли (Письма Минфина от 06.07.2015 N 03-03-06/1/38849, от 23.05.2014 N 03-03-РЗ/24762).
Налог на добавленную стоимость
НДС, ранее принятый к вычету по испорченному имуществу, восстанавливать не надо, поскольку такое основание для восстановления НДС отсутствует в п. 3 ст. 170 НК РФ.
Аналогичное мнение высказывают контролирующие органы.
В своих разъяснениях они ссылаются на решения судов, которые всегда поддерживали налогоплательщиков, не восстанавливавших НДС в таких ситуациях (Письма ФНС от 17.06.2015 N ГД-4-3/10451@, от 21.05.2015 N ГД-4-3/8627@).
Пример
Организация розничной торговли передает в торговый зал единицу товара для оформления витрины. Товар приобретен по цене 3540 руб. (в том числе НДС 540 руб.).
Спустя некоторое время товар признан полностью испорченным и списывается.
Виновные лица отсутствуют.
В учете организации данные операции следует отразить следующим образом:
Дебет | Кредит | Сумма,
| Первичный |
|
При приобретении товара |
||||
Оприходован товар | Отгрузочные документы поставщика, |
|||
Отражена сумма предъявленного НДС | Счет-фактура |
|||
Принят к вычету | Счет-фактура |
|||
Произведена оплата | Выписка банка по |
|||
При выявлении испорченного товара |
||||
Списана стоимость | Акт о порче, |
|||
Сумма определившихся потерь | Бухгалтерская |
|||
Пример
При проведении инвентаризации на складе готовой продукции выявлен испорченный товар.
Виновным признан работник, с которым заключен договор о полной материальной ответственности перед работодателем за сохранность хранящегося на складе имущества.
По данным бухгалтерского учета похищенной продукции составила 30 000 руб.
Работник согласился возместить ущерб в полном объеме, о чем представил письменное обязательство.
Денежные средства в возмещение ущерба внесены работником в кассу организации.
Для целей налогового учета доходов и расходов организацией применяется метод начисления.
В учете организации возмещение работником ущерба следует отразить следующим образом.
В каждой торговой компании может быть выявлен испорченный товар, который подлежит изъятию и списанию с учета. О том, как следует отразить данную операцию, рассказал Тенгиз Бурсулая, ведущий аудитор ООО «Юринформ-аудит».
Любое списание имущества в результате событий, не зависящих от воли организации (к примеру, по причине порчи, боя, хищения, стихийного бедствия и т. п.), должно быть зафиксировано документально. Списание испорченных товаров оформляется актом, например, по форме ТОРГ-15 или ТОРГ-16.
Бухгалтерский учет: порядок списание товара
Порядок списания товара, подлежащего будет зависеть от причин, в результате возникновения которых он был испорчен или стал непригоден для использования. Однако в любом случае стоимость продукции отражается как недостача по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. Приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н). Если будет установлено, что нарушены условия хранения, его порча подлежит отнесению на виновное лицо. В такой ситуации сумма недостачи в части, возмещаемой работником, списывается на счет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба». Если товар стал непригодным для использования в результате истечения срока его годности, то его цена списывается на расходы в дебет счета 91-2 «Прочие расходы». Бухгалтерские записи предприятия торговли будут выглядеть так:
Дебет 94 Кредит 41
- списана стоимость испорченного (просроченного) товара;
Дебет 73-2 Кредит 94
- списана стоимость испорченного товара за счет виновных лиц;
Дебет 50 (51) Кредит 73-2
- взыскана стоимость испорченного товара с виновных лиц;
Дебет 91-2 Кредит 94
- списана стоимость просроченного товара;
Дебет 44 Кредит 94
- списана стоимость испорченного товара в пределах норм естественной убыли.
Налоговый учет: расчет налога на прибыль
ПРИМЕР. СПИСАНИЕ ИСПОРЧЕННОГО ТОВАРА ПРИ ОТСУТСТВИИ ВИНОВНЫХ ЛИЦ
Магазин передает в торговый зал единицу товара для оформления витрины. Товар приобретен по цене 3540 руб. (в том числе НДС 540 руб.). Спустя некоторое время товар признан полностью испорченным и списывается. Виновные сотрудники отсутствуют. В учете компании операции следует отразить следующим образом.
При приобретении товара:
Дебет 41 Кредит 60
- 3000 руб. – оприходован товар (3540 – 540) (отгрузочные документы поставщика, акт о приемке товаров);
Дебет 19 Кредит 60
- 540 руб. – отражена сумма предъявленного НДС (счет-фактура);
Дебет 68/НДС Кредит 19
- 540 руб. – принят к вычету предъявленный НДС (счет-фактура);
Дебет 60 Кредит 51
- 3540 руб. – произведена оплата поставщику (выписка банка по расчетному счету).
При выявлении испорченного товара:
Дебет 94 Кредит 41
- 3000 руб. – списана стоимость испорченного товара (акт о порче, бое, ломе ТМЦ);
Дебет 44 Кредит 94
- 3000 руб. – сумма определившихся потерь учтена в составе расходов на продажу (бухгалтерская справка-расчет).
По обоюдному согласию
Рассказывает Эмма Ягудина, ведущий аудитор компании «СитиАудит»:
«Чаще всего списание испорченного товара происходит после проведения инвентаризаций или незапланированных ревизий. Особенно это касается крупных торговых точек и сетевых гипермаркетов. Объем товаров на них просто огромный, и уследить за его целостностью невозможно. Некоторые работодатели применяют карательные меры к материально ответственным лицам, “вешая” на них недостачи, бой и лом продукции и покрывая тем самым убытки. А всегда ли можно найти виновного? Конечно, нет. Вот тут и вступает в силу так называемая коллективная ответственность. Фактически убыли компании покрывают заработной платой трудящихся. Нередки случаи, когда сотрудник даже не присутствовал при порче имущества, но из-за бригадного договора с его оплаты труда недостача будет удержана.
Если по документам товар значится в магазине либо на складе, но фактически отсутствует, магазину необходимо списать его и выровнять остатки . Давайте разберемся, как это сделать в различных ситуациях.
Как проводить инвентаризацию
Инвентаризация проводится для того, чтобы привести в соответствие фактические и документальные данные. Зачастую организации проводят инвентаризацию лишь формально, но инвентаризация полезна тем, что помогает понять, какие есть излишки и недостачи , в каком состоянии находится товар, выявить способы снижения затрат и налоговых рисков.
Когда нужно проводить инвентаризацию
при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;
при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
при составлении годовой бухгалтерской отчетности;
при смене материально ответственных лиц;
при обнаружении фактов хищения, злоупотребления, порчи товара;
при стихийном бедствии, пожаре или других форс-мажорах;
при ликвидации или реорганизации организации и др.
Что проверяют при инвентаризации?
В обязательном порядке проверяют:
нематериальные активы;
основные средства;
финансовые вложения;
товарно-материальные ценности;
незавершенное производство и расходы будущих периодов;
денежные средства, денежные документы и бланки документов строгой отчетности;
расчеты с поставщиками, покупателями, налоговой инспекцией и фондами, расчеты с прочими дебиторами (кредиторами);
резервы предстоящих расходов и платежей, оценочные резервы;
активы и обязательства компании.
Узнать больше
Как списать недостачу при инвентаризации
Чтобы списать товар, которого нет на складе, для начала вам нужно провести инвентаризацию . Эта процедура поможет определить правильную сумму задолженности по недостачам. Метод списания товара будет зависеть от причины недостачи, а также от того, определено или нет виновное лицо.
После того, как завершена инвентаризация и определена причина списания, вы можете:
списать затраты на нормы естественной убыли (резерв), а если установлено лицо, виновное в недостаче, то взыскать стоимость товара с него . На крайний случай, если виновное лицо не определено, а недостачу нельзя списать без вопросов со стороны налоговой - заводите уголовное дело.
К примеру, если недостача товара соответствует норме естественной убыли, оплачивать это никто не должен . Если недостача выше нормы - отвечать за это будет виновное лицо . В последнем случае по результатам проверки составляется документ, в котором указан виновник. Если виновника невозможно определить, то недостачу спишут как убытки компании.
Онлайн-касса LiteBox (Лайтбокс) с кассовой программой и товароучетной системой помогает вести учет остатков в реальном времени . Вы можете сгруппировать остатки товаров (по производителю и другим критериям), выгрузить их частями (например, только молочную продукцию) и провести частичную сверку, не закрывая магазин, в часы, когда нет покупателей. Это позволяет вам сэкономить время и средства на оплату труда работников.
Создание документа “Инвентаризация” в товароучетной системе LiteBox
Как списать просроченный товар
Статья 472 ГК РФ определяет запрет на продажу товаров с истекшим сроком годности . Со списанием “просрочки” чаще всего сталкиваются магазины, которые торгуют скоропортящимся товарами (к примеру, продуктами питания). Но иногда потребность в списании пришедшего в негодность товар появляется и в других организациях: например, при продаже косметики или лекарств, которые положено утилизировать по истечении срока годности .
При списании используют форму ТОРГ-15 для оформления факта порчи и ТОРГ-16 для фиксации изъятия из оборота и решения об уничтожении или утилизации. ТОРГ-15 создают в трех экземплярах и передают на подпись участникам инвентаризационной комиссии, в состав которой входят представитель руководства, материально-ответственное лицо и по необходимости - представитель санитарного надзора. Один экземпляр передают в бухгалтерию для списания с материально-ответственного лица потерь, второй - отдают материально-ответственному лицу, а третий - оставляют в проверяемом подразделении.
Создание документа “Списание товара” в товароучетной системе LiteBox
В системе LiteBox (начиная с версии 2.9.3) маркированная алкогольная продукция списывается в соответствии с требованиями Росалкоголя. При этом предусмотрен запрет на повторное списание продукции с одной и той же акцизной маркой.
LiteBox автоматически отправляет запрос в журнал учета, который ведется в программе на основании продаж и списаний по кассе . Если в ранее оформленных документах списания (начиная с версии ЕГАИС 2.9.3) данная акцизная марка уже указывалась, система оповестит пользователя.
Как списать товар, если он пришел в негодность
При инвентаризации могут быть выявлены испорченные и просроченные товары, которые подлежат изъятию и списанию с учета.
Списание товара зависит от причин, по которым он подлежит утилизации:
-
по вине работника;
-
по причине непредвиденной ситуации (пожара, аварии, наводнения и т. п. ).
по истечении срока годности;
Как списать “несуществующий” товар со склада? На негодный к продаже товар нужно составить акт списания. В документе указывают наименование товара согласно утвержденной номенклатуре, количество, местонахождение товара при окончании срока годности (адрес торговой точки). Также нужно указать, как в дальнейшем после списания ликвидируют из оборота товар: проведут утилизацию, уничтожат или вернут поставщику.
Для списания используют те же формы, что и для просроченного товара - в форме ТОРГ-15 фиксируют факт порчи товара, а в форме ТОРГ-16 - изъятие его из оборота и решение о способе ликвидации.
Отчет по списанию в товароучетной системе LiteBox 
Как списать образцы товара
Списание образцов тоже необходимо учитывать и проводить по документам . Если их безвозмездно передают партнерам, агентам по продажам или выставляют на полках магазина, бухгалтер создает для этого субсчет в счете «Товары».
Передачу образцов оформляют накладной на отпуск материалов по форме М-15. Документы составляют согласно договоренности с будущим клиентом. Для этого можно оформить договор или обойтись без него. Во втором случае нужно оформить первичные документы по передаче и приемке образцов, а во внутренних документах указать причины этой передачи.
Если образцы нужны для того, чтобы организовать дегустацию, оформляют накладную по форме ТОРГ-13 (на внутреннее перемещение) и сохраняют для отчетности. Документ подписывает сотрудник, который выдает дегустационные образцы посетителям магазина.
